员工人事档案的整理
整理员工人事档案包括排序、组件、装订、装盒、卷内目录撰写等步骤。其中,排序和组件是两个重要的环节。为了更加清楚地说明员工人事档案的整理程序,以本章《职工档案范围》给出的类别进行整理为例进行说明。
(1)排序
常用的排序方法有:
第一,按归档文件形成的时间排序:包括第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料;
第二,按归档文件内容的主次关系排序:包括第五类、第六类、第八类材料。其中,第五类、第八类材料的排列顺序为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交待材料等。第六类材料,入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序。
第三,第九类材料既可按形成时间排序,也可按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是:工资情况的材料;录用、任免材料;保险福利待遇材料;出国、出境材料;其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。
(2)组“件”
一般以每份文件为一件。一般情况下文件正文与定稿为一件,正文在前;正件与附件为一件,正件在前,附件在后;原件与复制件为一件,原件在前,复制件在后;转发件与原件为一件,转发件在前,原件在后。
目前,湖北省组织部正在试点以“类”为单位的人事档案整理方法,这是人事档案整理的新尝试。
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