用了OA效率更低了?办公自动化大潮的幸与不幸

用了OA效率更低了?办公自动化大潮的幸与不幸
2021年05月29日12:39:46 0 519

出差申请,订单管理,写周末总结...这些曾经耗时费力的事务性工作如今被移动OA变得更加高效和无纸化。同时,薪酬核算、财务报表等专业事项也有PC端的各类软件可以一键生成。无疑,办公自动化极大地解放了人力,但同样的,当办公软件因某些原因不能满负荷运转时,工作效率也会受损更多。关于这种两面性,每个使用者都可以说深有体会。

标准流程电子化 员工提效管理简单

无论是早期的ERP软件标杆用友、金蝶,还是现在侧重于工作日清和沟通协调的阿里钉钉和蓝凌,所有的企业管理软件都在解决两个问题,提高员工效率和优化管理。

典型如现在的手机考勤打卡,于很多员工而言,不必拼命挤上早高峰的写字楼电梯以抢按指纹机,外勤也不用再填表或找领导当面报备;对于HR来说,则不用再导出打卡机数据,利用配套软件整理考勤。

赵乐所在的公司在2015年就用上了移动OA,当时一下子智能起来的考勤打卡一度让他十分无语。外勤打卡的地点、手机IP都能展示出来,想躲个电话会议都躲不了。他笑言这是控制欲强的老板的神器。不过,OA在审批事项上带来的好处也是很明显的。像以前我们请年假要三级领导签字,因为领导坐班时间少,有时光凑齐签名就要一周,而现在用移动OA来申请,领导在APP上收到消息立即就可以给通过。

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某移动OA里的部分办公功能。

小杨是一家小型企业的HR,平时负责公司里的考勤管理、行政通知等等,她所在的企业目前是钉钉企业V3认证用户,同时使用用友老版的销售软件来核对订单、发票开具等。

我们现在对钉钉的使用主要是在考勤和事项审批方面,软件的到达率和即时反馈比较好,子管理员的权限也比较大。但协同流程方面的功能,我们还没有使用过。小杨表示不清楚这类功能是否对会员级别有要求,或者收费,抑或是软件本身就没有此类功能设置。记者查询钉钉发现,目前针对供应链管理、客户关系管理、协同效率等方面的功能,这款移动OA除了部分自带的简易模板外,主要是接入了第三方应用,而这些应用,有一部分是收费的。

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钉钉里接入的第三方应用。

小杨告诉记者,在移动OA诞生之前,自家公司也用过PC端的OA软件来进行员工工作的日清,但当时的效果并不理想。因为没有及时的任务追踪和上级反馈,所以日报基本没有什么效果。绩效考核也不参照这个,都是按月进行结果导向。慢慢就不用了。她认为日报周报这类功能只有在协同效率模块下才可能真正实现,而钉钉所谋求的企业社交也是如此。虽然是完善的考勤功能让它火了,但协同效率更能聚合员工,要是能跨公司使用就更实用了,会有更多元的工作群。

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钉钉里的部分模板,需要管理员开通才能使用。

OA软件迭代迅速 低成本购入反拖累效率?

每个科技产品想要保持活力都离不开及时迭代,OA同样是如此。如国内企业办公管理软件的先驱者用友,06年开始移动化以来,其CRM、财务软件甚至是集成了企业各业务管理的U8+系列,全部都有了APP,并完成了数次升级。

OA的快速迭代使得企业管理变得高效简洁,但这也意味着更多的成本投入。目前市场上免费的企业软件有不少,可它们的功能都具有较大的可替代性,增值服务的模式也比较常见。

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在网页上搜索免费OA,会发现有不少链接。

财务软件是OA的重要分支之一,其迭代和收费模式就具有上述特点。一位资深注册会计师告诉记者,在他近年审计的企业中,运用财务软件已经十分普遍了。用软件记账,生成报表很方便,而且我们现在也是要提交电子版审计报告给管理部门,这样大大减少了手工录入的工作量和查找报表的时间。他表示有些小公司会从网上下载免费的财务软件使用,基本操作用起来没什么问题,但复杂一些的报表就无法生成了。

记者采访的一位在小型国企任职的财会人员,则解释得更为详细:现在用户量较多的财务软件还是用友和金蝶,花5000元左右就买个最基础版本的用友财务软件,再加模块就再加价。维护费是另算,不同版本按不同的比例收取,可包年可单次收。当然,维护服务不是必买的,就像电器付费延长的保修期一样。

这位财会人员说自己公司现在用的财务软件就是一款早已淘汰的产品,严格来说是ERP软件里拿出了财务记账和工资薪酬两个模块,并不是独立的财务软件。使用已淘汰的软件是很影响工作效率的。比如用最新的财务软件可以多条目一次性输入,然后检索账目。而这个老版的点选每个下拉菜单时都要缓冲一遍才能再进行。并且由于最初系统的参数设置有问题,软件也不能生成报表,还得手工制表。她很无奈地向记者表示,因为这老软件还是一款远程网络软件,使用时还经常会因为网速慢,在页面停留时间过长而死机,频繁重启。所以虽说也是在用财务软件,但也就是省了个手工记账罢了。

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据了解,这款已经是淘汰版本的财务软件叫金算盘,不少财会人员都没听说过。现在最新的财务软件只要选定账期,系统就可以显示单位/部门在此时间内的所有账务科目。而这个老版本软件,只能一条一条科目点开来看,无法整体显示。

小杨所在的公司同样存在办公软件不匹配的问题,几年前买的ERP销售软件,现在仅仅使用它进行订单跟踪和发票核实。因为我们是传媒公司,没有实物销售,所以供应链里设计的库存台账、退货单等参数都是无效的。她表示所有单据都需要人工录入,而没有对应的OA系统可以让营销部门员工在最初就提交电子版数据,因此这部分工作量等于都转移给了财务部门。

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小杨公司使用的ERP软件,当年也花费了数万元购买。

电子化程度一提再提 老员工适应门槛加高

正如担心人工智能会淘汰某些职业一样,办公自动化也在考验着老员工的适应能力。或许打卡、出差申请这种可以一键搞定的OA功能,很轻松就可以掌握。但一些复杂的专业软件,上手就不那么容易了。

因为年轻员工比重高,他们熟练电脑操作,所以一些软件的使用就缺乏系统的培训。一位在船运公司做单的老业务员告诉记者,自己当年在学习专业软件的使用时,吃了不少苦头。一些参数不知道怎么设置,只能看着电子手册慢慢琢磨。你说我们业务差么?可是电脑技术不行。

然而OA的趋势是不可逆的,有无自动化和自动化程度的高低之差,都将带来工作效率、管理效率和员工体验感的巨大不同。无论是企业还是系统服务商,都要考虑最适合的方案。让软件更有实用性,平衡其易操作性和功能性;在可承受成本下,让员工能最大程度享受OA的便利,而不是逼着他们拿着冷兵器上战场,还问他们为什么没拿下那个碉堡。

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