企业战略合作协议档案管理探究

企业战略合作协议档案管理探究
2021年08月22日17:20:37 0 757

企业战略合作协议档案管理探究

 合同是企业档案的重要类别,合同档案管理是企业档案管理的重要内容。《中华人民共和国合同法》(以下简称《合同法》)指出,合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同根据是否有法定的名称,可以分为有名合同和无名合同两类。有名合同,又叫作典型合同,是指在法律规定中,确定其规则及名称的合同。无名合同,又叫作非典型合同,是指在法律规定中,未确定其规则及名称的合同[1]。

 早在1986年便有学者开始对合同档案管理的关注,如从汕头经济特区合同的形成、特点、分类及管理四个方面进行了探究[2]。之后有了关于农业承包合同[3]、企业经济合同[4]、银行贷款合同[5]、技术合同[6]等不同类别合同档案管理的研究。1999年10月1日起《合同法》施行,原来的《中华人民共和国经济合同法》《中华人民共和国涉外经济合同法》《中华人民共和国技术合同法》同时废止,新的《合同法》规定了买卖合同,供用电、水、气、热力合同,赠与合同,借款合同,租赁合同,融资租赁合同,承揽合同,建设工程合同,运输合同,技术合同,保管合同,仓储合同,委托合同,行纪合同,居间合同等15种合同。《合同法》的颁布从法律上规范了各类合同属性,为合同档案的有效管理提供了指南,也使得合同档案管理成为研究的热点[7]。

 笔者以合同档案管理为主题进行检索,发现截止到2019年8月17日,CNKI已有190篇直接相关的研究成果。通过对合同档案管理相关研究成果的梳理,发现现有研究主要集中在有名合同或者典型合同,而关于法律尚未规定的无名合同或者非典型合同,如战略合作协议,鲜有从档案管理的视角进行研究。对于多事业部、多分子公司的集团型企业,如商业银行、大型房地产企业等,其与外部机构签署的战略合作协议数量越来越多,作为一种无名合同,其性质与有名合同上存在诸多不同,因此有必要作为一种专门合同予以管理。本文试图通过合同管理的实践及在调研中发现的问题,对战略合作协议的档案管理模式进行探究,以期为当前战略合作协议档案管理提供参考。

1 战略合作协议的含义及特点

战略这一概念最初源于军事领域,而随着社会的发展,这一概念逐渐被应用到社会的其他方面。如今战略一词的应用越来越广泛,如战略规划、战略管理、战略伙伴、战略合作等,还有国家、企业、高校等制定的战略发展规划。就战略合作而言,不同主体之间为了合作共赢,往往会签订诸如战略合作协议之类的文书,如政府、企业、高校及其他组织等主体之间签订的战略合作协议。关于战略合作协议的定义,由于我国《合同法》以及其他法律未规定其为有名合同。因此,也就没有战略合作协议法定概念之规定[8]。如关于省校战略合作协议,魏姝认为省校战略合作协议是省级人民政府与高校签署的,以双方优势互补、长期共赢发展为目的,以政产学研深度合作为主要内容的校地合作协议[9]。

《合同法》规定,合同一般包括以下条款:(一)当事人的名称或者姓名和住所;(二)标的;(三)数量;(四)质量;(五)价款或者报酬;(六)履行期限、地点和方式;(七)违约责任;(八)解决争议的方法。而战略合作协议鲜有以自然人名义签署,除了包括第一条当事人的名称或者姓名和住所外,一般不会明确确定合同标的、数量、质量、价款或者报酬以及履行期限、地点和方式,也不包含违约责任和争议解决方式等内容。就战略合作协议的主要组成部分而言,一般仅包括合作基本原则、合作内容、合作形式、合作期限、保密条款及附则等,这与《合同法》规定的15类大类合同所明确规定的应包含的具体内容、双方的权利义务、实施细则、法律效力、变更与解除、违约责任、争议解决方式有很大不同[10]。因此,依据《合同法》相关规定,可将战略合作协议定义为:平等主体的法人、其他组织之间签订的初步确定合作内容、合作意向的框架性,不具有强制执行、违约责任的无名协议。本文所称企业战略合作协议,主要是指企业与其他法人或组织签署的总部级别的战略合作协议。

 战略合作协议作为社会发展的产物,其在社会经济发展中所起的作用越来越大。如按照《合同法》的规定,需对无名合同的内容进行判断,以归入相关类别,这对实践中战略合作协议分类管理造成一定的困难。本文无意于探究战略合作协议法律层面问题,仅从档案管理的视角来探究战略合作协议在实际中存在的问题。战略合作协议与法定合同有诸多不同之处,使得战略合作协议具有与正式合同不同的特点,无论是协议的形式、内容,还是约束力及合作期限都与正式合同具有较大差异。具体而言,战略合作协议有如下特点:

 第一,从形式来看,战略合作协议在严格性方面不如有名合同,具体落实施单位可能有所变化。如前所述,战略合作协议一般仅规定合作的基本原则、合作内容、合作形式、合作期限、保密条款及附则等内容。关于合作内容、合作形式等表述也仅仅是框架性的、意向性的,无法直接落地实施,需要后续具体签署真正意义上的合同将合作的意向具体化、可操作化。此外,战略合作协议签署方,一般都不是具体执行合作的部门,在合作落地中一般需要签署各方的职能部门或业务部门进行对接。如,2014年1月8日中国工商银行与河南省政府签订战略合作协议,共同推进郑州航空港经济综合实验区建设,其具体实施单位分别为郑州航空港经济综合实验区管委会和中国工商银行股份有限公司河南分行[11]。

 第二,从内容来看,战略合作协议仅仅表达初步合作的意向,而不涉及具体的合作内容。战略合作协议所签署合作内容往往与企业的经营发展、战略转型等密切相关,合作内容具有广泛性、表达高度概括性的特点。如企业可以与政府、高校、其他企业等签署战略合作协议,与政府签订的可能与招商引资、地方经济发展相关,与高校签订的可能与产学研用相关。如中国工商银行与河南省人民政府就支持郑州航空港经济综合实验区建设签署了全面战略合作协议[12]。2019年6月20日,中核集团与火箭军工程大学在西安签订战略合作协议。双方将建立学科共建、人才联合培养、重大项目论证、前沿技术交流和实验室资源共享等领域的合作机制,共同打造产学研用创新链条,携手共推新时代核事业发展[13]。企业间签署的战略合作协议则与企业战略转型等相关。2019年6月28日,西门子与河钢集团有限公司签署数字化战略合作协议,双方将致力于通过西门子的数字化技术驱动钢铁行业的新旧动能转换与转型升级,打造全球最具竞争力的钢铁企业[14]。

 第三,从约束力来看,战略合作协议通常不具备法律约束力。战略合作协议一般会有如下约定协议为框架式协议,仅为表明双方进行友好合作的意愿,不对双方构成法律约束力的义务或承诺。由于战略合作协议一般为框架性协议,仅仅确定了合作各方的意向,一般不约定具体的责任、义务。即使有约定,也需要以后续签订的正式合同为准,这也就使得战略合作协议对签署各方一般不具有法律约束力。但由于战略合作协议签署前,需要各方披露信息,即使战略合作协议不具备法律约束力,一般也需要合作各方承担保守对方商业秘密的义务。

 第四,从合作期限来看,战略合作协议一般为固定期限,且有效期限较短。企业战略合作协议的有效期限较短,一般多为1到2年,2年以上的较为少见。如果在合作期内合作各方能够达成合作事项,到期后战略合作协议自动失效。如果在合作期内没有达成合作任务,但各方都有继续合作的意愿,那么各方可以提议签订新的战略合作协议,以延长合作时间。由于战略合作协议的有效期限短,时效性强,在实际中也影响了战略合作协议档案的管理。

2 战略合作协议档案的价值

 战略合作协议作为无名合同,对企业从事商业活动具有重要价值。从某种程度上来说,战略合作协议的签署对合作各方来讲都具有里程碑意义,是合作各方诚意的真实表示。战略合作协议是企业前期市场开拓的重要见证,预示着商务活动进入下一个阶段,签署各方会以战略合作协议约定内容为基础,继续就合作内容展开谈判,以便在约定时间内签订具有法律效力的合同或协议。因此,战略合作协议档案的价值主要体现在以下四个方面。

 第一,是机构间关系上升到战略关系的证明。战略合作协议档案是机构之间由普通合作关系上升到战略合作关系的重要证明文件,是机构之间发挥各自优势、实现强强联合、增强战略认同、深化业务融合重要表现方式。在合作关系上升到战略合作层面后,机构之间可以充分共享各自所拥有的资源、技术、人才、资金等优势,最终实现优势互补、资源共享、共同发展的双赢战略目标。

 第二,是机构间开展深层次合作的指南。战略合作协议档案的形成,表明合作各方已经初步达成了合作的意向,确定了未来合作的重点方向,这为合作各方进一步展开合作事项的商讨提供了指南。由于战略合作协议仅仅是框架性的约定,并不能直接作为明确双方权利、责任、义务的,可直接落地实施的合同,因此在战略合作协议档案形成后,合作机构可基于协议内容,根据实际发展需要商讨、细化落实合作事项,并签署新的具有法律意义的合同。

 第三,是业务部门开拓市场范围的保障。对于合作机构来说,除了可以有效地依据战略合作协议达成的共识,进一步展开合作交流,直到达成真正意义的合作外,还可以作为企业各业务部门、分子公司、分支机构等开拓市场的通行证。如某企业与中国联通公司签署了战略合作协议之后,该企业在贵州开展业务的子公司便依据此战略合作协议档案与中国联通贵州省分公司开展合作。可见,战略合作协议档案还为各业务部门提供了必要的支撑,对于战略合作的具体落实具有很好的指导意义。另外,还有地方分子公司或附属机构为了业务开展,需要以总部的名义对外签署战略合作协议,这也为地方分子公司或附属机构开展业务提供了保障。

 第四,是企业打造良好商誉的重要途径。签署战略合作协议,对于企业来讲是一项重要的商事活动,一般需要各机构高层领导或分管领导参加,并举行正式的隆重的签约仪式,还可能召开新闻发布会或进行新闻报道。因此战略合作协议档案一方面表明了合作机构之间开展合作的诚意,为企业之间共赢发展提供了机遇,另一方面也无形中提高了企业的商誉,塑造了企业形象,展现了企业影响力,为企业未来在经营、融资、抵御风险等方面提供了支撑。

 

3 战略合作协议档案管理现存问题

 战略合作协议作为无名合同的特殊性,具有十分重要的价值,但在企业合同档案管理中,却未受到相关部门的重视。对于法律部门而言,由于其缺乏法律效力,而难以受到关注;对于业务部门而言,则多强调其现行工具价值,上升不到档案层面进行管理。如果档案部门对战略合作协议的属性也缺乏清晰认知,则会导致战略合作协议档案管理出现管理意识、管理模式、档案分类及完整程度等方面的问题。

 第一,对战略合作协议归档管理意识不足。企业能否意识到需对战略合作协议档案进行有效的管理,是能否管好战略合作协议档案的重要前提。但在实践中发现,由于战略合作协议有效期限短,多留存在业务部门或人员手中,保管部门多看重其短期价值,未能从长远角度看待战略合作协议档案潜在的历史价值。因此,业务部门一般不将其作为档案长期保存,或移交给企业档案管理部门,导致企业战略合作协议档案的管理处于无序状态,不利于战略合作协议档案长期有效保管,也影响对战略客户的跟踪持续开发。

 第二,存在谁牵头,谁管理的失控风险。战略合作协议是由两个或多个平等法律主体之间签署的,但一般有具体的牵头部门负责。在实际中,如银行在各地设立的分行与地方政府或企业签署战略合作协议时,往往需要以总行的名义进行签订,协议签署完毕后,为便于分行随时利用,多由各分行保管。而总行及总行各业务、职能部门所主导签署的战略合作协议则在总行各部门进行保管。这种谁牵头,谁管理的分散管理现状,从短期来看的确便于各主导部门利用,但在失去有效期后,战略合作协议档案可能面临被有意或无意处置的风险,给战略合作协议档案的长期管理造成不便。

 第三,未能作为专门档案类别进行管理。按照《合同法》规定,战略合作协议,并不属于《合同法》所规定的任何一种合同类别。由《合同法》第124条无名合同的处理规则可知,根据战略合作协议的内容,可将战略合作协议归入最相类似类别,但这种方法却并不利于战略合作协议档案的管理。实际工作中很多将战略合作协议档案与企业经营过程中产生的其它类别的合同、协议档案混合保管。由于管理人员对战略合作协议内容的理解不同,可能将内容相似的战略合作协议档案归入不同类别的合同档案中,给战略合作协议的查找利用造成不便。此外,未将战略合作协议档案作为一项专门类别档案进行统一管理,也对合作协议的统一管理、统计、利用等带来了障碍。战略合作协议被归到各类合同中,不仅不便于战略合作协议档案的统计,而且为分析研究企业战略合作客户的发展变化等造成了影响。在相关主导部门发生组织架构充足、人员调整时,很可能会给战略合作协议档案的连续保管带来不利因素。

 第四,忽略协议签署过程中产生的声像档案。一般来说,战略合作协议的签署过程对于签署各方都是一项极为正式的、隆重的活动,需要召开新闻发布会,举行现场签约仪式,并进行专门新闻报道。因此,在签署过程中产生的照片、录音、录像等声像档案见证了战略合作协议签署的重要时刻,是战略合作协议档案相关的重要账外文件。各方对签字、盖章的战略合作协议会予以重视,对于随之产生的声像档案虽然会作为素材进行新闻报道,但却很少纳入到归档范围作为档案同步收集,因而容易忽略声像档案的归档保管。

 

4 战略合作协议档案管理优化建议

 针对战略合作协议的特点、价值及管理中存在的问题,从有利于战略合作协议的高效管理、便捷利用、安全可控、长期保存的角度出发,企业战略合作协议档案管理可进行如下优化。

 第一,提高战略合作协议档案归档意识。档案管理部门只有熟悉公司业务,才能有效地了解业务活动中产生的相关档案,才能积极向业务部门宣传业务活动中产生的各类档案的对企业发展现实价值和长远价值。而提高战略合作协议档案归档意识,同样应该从档案管理部门和业务部门着手。档案管理部门有义务积极向业务部门普及档案知识,提高档案意识,让业务部门认识到战略合作协议除了在有效期限内具有重要的利用价值,在失去有效期后依然具有重要的历史参考价值。战略客户的经营不是一朝一夕的努力,需要经年累月的维护,战略合作协议档案作为良好客户关系的重要证明,其价值自然不言而喻。只有在提高战略合作协议的归档意识后,才有利于战略合作协议档案的收集管理,有利于实现战略合作协议档案的长远价值。

 第二,选择合适的管理模式。针对战略合作协议档案的管理,本文提出三种管理模式:集中管理模式、分散管理模式、同步管理模式,具体内容如表1所示。对比战略合作协议的管理模式可知,三种模式各有优劣,并可以根据实际情况调整管理模式。企业如果没有将战略合作协议作为一种专门类别档案进行集中统一归档管理,那么一般表现出谁牵头、谁保管的分散管理模式。相比分散管理模式的诸多缺点,如不利于总部对战略合作协议的有效管理,跨部门利用时存在协调障碍以及容易造成档案丢失等,同步管理模式相对有利于档案的安全保管。实践中,为了保障战略合作协议能够方便牵头部门利用,可约定适当增加签订份数,如双方签订4份,双方各留存2份,由总部及牵头部门分别留存1份。对于具有现行价值的战略合作协议可以采用分散管理或者同步管理模式,在协议失去有效期限后,可以统一移交到总部进行集中管理,即实现集中管理模式。

表1  企业战略合作协议档案管理模式一览表

管理模式

具体含义

优点

缺点

集中管理

无论哪个部门牵头,只要以总部名义签订的战略合作协议,统一由总部档案部门集中管理。

1.战略合作协议档案集中统一保管,便于长期保管;

2.便于总部统计、开发利用;

3.可以有效为各个部门提供利用。

1.牵头部门将原件归档总部后,如需利用还需要繁琐的借阅程序,效率低下;

2.增加总部档案管理工作量。

分散管理

由牵头部门保管战略合作协议,如总部牵头的保管在总部,分子公司及事业部牵头的保管在对应部门。

1.减轻总部档案工作负担;

2.便于牵头部门利用战略合作协议档案。

1.总部缺乏对战略合作协议档案的有效管理;

2.其他部门借阅利用时,需要跨部门协调,不便于利用;

3.由于分散管理,牵头机构在改革或负责人员发生调整时,容易造成战略合作协议档案丢失。

同步管理

以总部名义签订的战略合作协议,至少向总部档案部门归档一份原件,有多余者可由牵头部门归档。

1.相对集中管理,便于统计、开发利用。

2.便于牵头部门利用;

3.部分战略合作协议档案异地多套保存,确保安全。

1.多头管理,造成资源浪费;

2.并非所有战略合作协议签订数量都能满足牵头部门及总部同时归档的要求。


 第三,依靠制度和流程来管理战略合作协议。将战略合作协议管理意识中存在的问题落实到具体的制度和流程中。在企业选择合适的管理模式后,应从制度和流程上对战略合作协议的管理进行把控。从制度上明确战略合作协作为一种专门档案类别,通过优化管理流来实现对战略合作协议的管控。如采用集中管理模式,在战略合作协议签署后首先归总部进行归档登记,同时对协议原件进行全文扫描形成数字化副本,如牵头部门需要使用战略合作协议原件时,可以通过借阅流程借阅原件,并在借阅使用完毕后及时归还原件。这样就可以有效避免由于机构改革、人员调整时,战略合作协议因缺乏有效管控而造成遗失。

 第四,重视战略合作签署过程中声像档案的收集。由于战略合作协议的签订一般会举行正式的签约仪式,如召开新闻发布会或进行相关新闻报道,因而会配套产生声像资料。而声像档案是反映和见证战略合作协议产生的重要内容,也是未来企业宣传的重要素材,有必要重视战略合作签署过程的声像档案。实际中应该由战略合作协议签订的牵头部门负责收集签订过程产生的声像档案,并集中统一归档。建议在战略合作协议档案管理制度中明确声像档案管理的谁牵头,谁收集,谁归档要求,在签订战略合作协议后,由牵头部门同步齐全、完整地收集、移交声像档案。虽然企业的市场营销、品牌管理等部门经常收集使用签约仪式的影像资料,但是这些部门往往重用轻藏,并不会按照档案管理的要求进行归档。对于由市场营销、品牌管理等部门负责战略合作协议相关影像资料管理时,档案部门应该予以合作、指导,对具有重要价值的声像档案及时收集归档,以保障战略合作协议相关档案的完整性。

 第五,善于开发战略合作协议档案,服务企业发展。由于战略客户给企业发展所创造的价值巨大,因此战略合作协议档案的开发利用将为企业的发展提供重要参考依据。战略合作协议档案的集中保管,为战略合作协议档案开发利用提供了便利。企业档案管理部门可以提供战略合作协议的借阅利用;可以会同企业其他职能部门,共同制作企业战略客户名录、战略客户分析报告,进行战略客户评级等,方便领导经营决策;可以利用战略合作协议及配套声像档案制作宣传、展览资料,提高企业影响力。此外,战略合作协议档案还可以为维护老客户关系提供依据,为开发新客户提供借鉴。总之,档案部门应善于开发战略合作协议档案,积极服务于企业发展,为企业创造价值。

5 结语

 企业战略合作协议作为企业总部与其他平等机构主体签订的意向性、框架性协议,虽然一般不具有法律效力,但是其作为见证企业经营发展的重要档案,对于企业来说具有重要的价值。鉴于其作为一种特殊的协议,可以作为专门类别档案进行管理,并建议采用同步管理模式或集中管理模式,同时在管理过程中注意声像档案的收集保管,为战略合作协议档案的开发利用创造条件。

 

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