摘 要
劳动法律实践天然带有乌卡时代的特性：法律法规层出不穷，琐细繁多；区域、地域差异明显；此一时彼一时，带有鲜明的政策性特征；裁判人员自由裁量度高；千人千面具有不确定性。面对如此多的变数和不确定，企业唯一不变的是，做自己可以做的事情。如同，天要下雨，可以做的事，无非是“撑开你的伞”，不同的是，有些企业因下雨而撑开伞，此之谓“被动应对”，而有些企业则未雨绸缪，此之谓“采取主动”。而恰逢其时、恰到好处的员工手册定制化更新，无疑可以为企业撑开一柄可遮风挡雨的伞。
严格意义上而言，我国法律法规并没有对于“员工手册”的直接规定。一般理解，从外延而言，规章制度的范围广于员工手册，员工手册是企业规章制度的重要组成部分。企业“员工手册”是企业文化与企业战略的浓缩，是企业内的“法律法规”。它既覆盖了企业人力资源管理的各个方面规章制度的主要内容，又因适应企业独特个性以及特定发展时期的经营需要，从而在具有共性特征的同时，还具有各自的个性化特征。此外，员工手册还起到了展示企业形象、传播企业文化的作用。站在企业的角度，合法合规合理的“员工手册”可以成为企业有效行使用人管理权的“工具”，将“劳动纪律”具体化为“规章制度”；站在劳动者的角度，它也是员工了解企业形象、认同企业文化的渠道，同时也是员工工作规范、行为规范的指南。
从法律规定角度而言，关于规章制度的规定散见于劳动法相关规定。1995年1月1日生效的《劳动法》明确企业应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。同时，也规定劳动者应当遵守“劳动纪律”，将“严重违反劳动纪律”作为解雇条件之一。顺应我国劳动合同制度的建立和完善，以及改革开放的进程，作为舶来品的“员工手册”，随着外资企业的设立和发展，进入了企业员工手册的1.0版本阶段。在此阶段，员工手册更多是外资企业从海外母公司引入，进行本土化翻译，结合中国地方实践，从而内化为企业的规章制度，为人们熟知并了解。
2008年1月1日《劳动合同法》则对规章制度提出了更加具体而明确的要求，除延续劳动法的上述规定外，还明确规定“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和建议，与工会或者职工代表平等协商确定”，同时也规定，“在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善”，此外，要求“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者”,从而对规章制度的制定从民主程序、工会监督以及公示告知方面提出了明确的要求。并且，在《劳动合同法》坚持解雇理由法定化的基础上，明确规定，“严重违反用人单位的规章制度的”作为用人单位可以单方随时解除劳动合同的法定情形之一。《劳动合同法》一方面对于规章制度的有效性提出了程序性要求，另一方面，也赋予了“规章制度”在解除劳动关系角度不可替代的重要地位。因此，《劳动合同法》的颁布实施，成为企业制定员工手册的2.0版本的契机。众多用人单位均是在劳动合同法颁布实施前后，不同程度地完善了自身的员工手册，而更多的企业则是第一次将制定员工手册提上重要日程，因此，掀起了企业员工手册定制或者更新的第一次高潮。我们今天仍然可以看到，很多企业的员工手册规定的生效日期定格于2007年12月31日，很大程度的原因在于2007年12月31日之前的“规章制度”，没有严格的“民主程序要求以及公示告知要求”，由此直观可见企业对于法律颁布实施所作出的反应以及法律颁布实施对企业管理所带来的直接影响。
2008年1月1日《劳动合同法》颁布实施后，引起媒体的广泛关注，同时企业也高度重视，深入学习贯彻《劳动合同法》，调整企业人事管理实践，以满足合法性要求。而在其后的几年里，《劳动合同法》的刚性规定与企业不断丰富发展的管理实践之间的冲突和矛盾不断凸显，司法实践中也存在一定的僵化、片面适用现象，引发社会各界对《劳动合同法》及其实践的进一步反思。
2015年3月21日《中共中央、国务院关于构建和谐劳动关系的意见》总结了当前劳动关系运行的现状，重申劳动合同法第一条“构建和发展和谐稳定的劳动关系”的立法目的，提出以“构建和谐劳动关系”为目标，将“劳动关系的建立、运行、监督、调处的全过程纳入法治化轨道”,在此基础上，引发社会更大范围对于《劳动合同法》作用影响甚至修订的讨论。例如，2016年2月29日，国务院新闻办公室就就业和社会保障问题举行发布会中，人力资源社会保障部部长尹蔚民发言指出“劳动合同法在实施的过程中，也反映出一些问题，主要集中在两个方面：第一，劳动力市场的灵活性不够，导致生产率偏低。第二，企业用工成本比较高。”同时其还表示：“随着经济社会的发展，出现了一些新的业态、新的就业形式，这是在制定劳动合同法时还没有出现的。所以，对这些问题，作为主管部门，我们正在进行积极研究。我们会广泛地听取各个方面的意见，进行深入的研究论证，适时提出我们的意见。”
2015年12月，最高人民法院全国民事审判工作会议纪要指出“审理好劳动争议纠纷案件，对于经济发展新常态形势下，依法保障劳动者合法权益，维护用人单位的生存发展，构建和谐稳定的劳动关系，具有重要的意义。要按照中共中央、国务院2015年3月发布的《关于构建和谐劳动关系的意见》要求，坚持促进企业发展、维护职工权益。在审理劳动争议案件时，要依法保护劳动者合法权益和维护用人单位的生存发展并重，避免杀鸡取卵，要严格依法合理区分劳动关系和劳务关系，切忌泛化劳动关系。”
最高人民法院民事审判第一庭庭长程新文于2015年12月《最高人民法院关于当前民事审判工作中的若干具体问题》也指出，“关于劳动争议案件的审理问题随着经济发展进入新常态，供给侧结构性改革的推进，产能过剩领域的企业尤其是中小微企业的生存和发展将面临困难，相应的劳动争议案件数量有可能大幅上扬，对此要做好充分预判。妥善审理好此类案件，对于培育发展新动力，优化劳动力要素配置，激发创新创业活力，推动大众创业、万众创新，具有重要意义，必须高度重视。第一，要继续坚持依法保障劳动者合法权益与企业生存发展并重理念。第二，要区别案件不同情况，采用不同处理方法。第三，要整体理解和把握法律、司法解释规定。从而，使得“并重保护”深入人心，同时，纠正僵化、片面适用法律，要求从整体理解和把握法律规定。”
由此可见，《中共中央、国务院关于构建和谐劳动关系的意见》作为劳动关系领域的滚滚春雷，带来了劳动法律实践一系列新的变化。在此背景下，形成员工手册定制化更新修订的又一次小高潮，笔者姑且称之为企业员工手册定制化更新的3.0版阶段。
2020年以来，随着我国法律法规进一步更新和完善，包括民法典的即将颁布实施，个人信息保护与数据保护实践的发展，知识产权保护、广告合规、外国人以及港澳台人士就业法律法规政策的变化，同时，与劳动关系有关的司法实践亦不断丰富和发展，竞业限制、商业秘密保护、股权激励、平等就业、预防和制止性骚扰，高管劳动关系、规范利益冲突，规范泡病假、规范虚假报销与职场舞弊越来越替代传统劳动关系内容，外国人在劳动过程中在中国获得永久居留、中国公民在劳动过程中的国籍转换情况等情形带来的劳动关系挑战日渐增多，劳动法律实践越来越体现出与其他法律，包括但不限于公司法、刑法、知识产权相关法律、国籍法等跨界融合的趋势。并且，在技术爆炸的时代，互联网技术、人脸识别、行踪定位、自媒体包括微信朋友圈、短视频等新技术和平台在人力资源管理领域的引入和运用，对企业的人力资源管理实践提出了更高的合规性、精细化、体系化要求以及危机处理要求。更进一步而言，随着经济全球化的更加深入，尤其是中国企业走出去以及中国政府“一带一路”倡议的实施，中国企业面临的国际环境日益复杂，企业用工不仅存在本土用工，还存在境外用工的情形，因此，劳动关系的合规建设的内涵更加丰富。此外，在新冠疫情以及中美贸易战的冲击之下，企业面临新型的经济发展外部环境以及不断变化的现实局面，例如移动办公、共享办公、社保税征、规范社保代缴等。新的业态、新的就业形式、新的管理手段等，均对企业人力资源管理带来了一系列新的要求和挑战。不仅如此，随着我国劳动合同制度发展到当前阶段，越来越多的职场人士面临退休的实际问题，从而在退休领域引发的劳动纠纷也日益增多。
在上述一系列发展变化的基础上，作为企业行使人事管理权的重要工具，员工手册的定制化更新，成为许多具有前瞻思维的企业提上日程的重要事宜。笔者认为，由此将形成员工手册4.0版定制化更新修订的新高潮。
实操指引
而如何进行员工手册定制化更新修订，笔者认为，应当遵循如下六个主要原则:
一、坚持合法性、合规性、合理性原则：合法性、合规性，是员工手册最基础的要求。员工手册不合法不合规，不仅使得员工手册形同虚设，同时也有损企业形象和商业声誉，尤其值得注意的是，当前讨论合规，必须具有“大合规”概念。笔者认为，任何层面“合规”的贯彻实施，与企业劳动人事管理均密不可分，涉及到企业的制度、规则、流程与文本。而有违合理性原则，也使得员工手册的实施操作存在不确定风险，带来实际操作中的质疑和争议，不利于和谐劳动关系的维系。
二、坚持与企业发展阶段相适应的可操作性原则：员工手册有“事无巨细”，也有“提纲挈领”，应当基于企业的特性，结合企业发展阶段，在劳动法律风险防控与企业经营发展效率之间实现艺术的平衡。
三、坚持员工手册修订的前瞻性与兼容性原则：必须做好员工手册与企业其他规章制度的内容的配套与兼容，与企业操作流程的配套与兼容，与企业劳动关系管理标准化文本的配套与兼容。
四、坚持共性与个性兼顾的原则：员工手册有标准化文本，但是不同的企业文化、不同的企业管理，对员工手册存在千人千面的要求。因此，在借鉴标杆企业人事管理经验的同时，坚持定制化才能量体裁衣，实现员工手册制定或更新的初衷。
五、坚持程序性合法的原则：员工手册的效力，与民主程序、公示告知密切相关，在民主程序或者公示告知方面的程序瑕疵，往往使得员工手册丧失适用的法律基础。
六、坚持国际化视野和本土化智慧相结合的原则：随着经济全球化，员工手册的适用区域范围越来越需要扩展性。而这样的扩展性，则必须兼具国际化视野和本土化智慧。
基于上述原则，在员工手册定制化更新过程中，可以运用如下具体审查方法：合法性审查（是否符合可适用的法律规定）、合规性审查（在合法的前提上，是否符合地方性规定或者企业内部层级更高的规定）、合理性审查（在合法、合规的前提下，是否符合常识、常情、常理，是否符合公序良俗和社会主义核心价值观）、规范性审查（遣词用句是否规范到位、是否正确使用了法言法语）、完备性审查（相关内容是否规定全面，是否存在缺少的内容模块）、实操性审查（避免规定看起来很美，但是缺乏实际可操作性的情形，否则在实际操作中引发更多困难或挑战，会使得规定形同虚设、画蛇添足）、前瞻性审查（是否考虑了法律法规以及司法实践的最新发展趋势以及前景），兼容性审查（是否与企业其他制度、规则、流程、文本相互兼容，不存在冲突矛盾之处）。
而员工手册的定制化更新内容，必须能够针对企业在劳动关系管理中的核心痛点和难点。通常一份完美的员工手册，必须具备如下相应模块：
一、员工手册的适用范围：解决总分公司、母子公司、集团公司与下属公司等的适用。
二、员工手册的适用对象：解决外籍人士、港澳台人士以及特殊劳动关系以及非劳动关系人员的适用等。
三、入职风险控制模块：包括但不限于反就业歧视、双倍工资风险与责任的预防、利益冲突规范、劳动者承诺与保证等。
四、劳动关系解除或终止模块：违纪的分类、定义、列举与处罚措施、客观情况发生重大变化的界定、不能胜任工作的界定、合同期满处理、无固定期限劳动合同的适用、女职工的特殊保护、退休制度的适用等。
五、劳动关系存续期间的各项管理模块：个人信息与隐私保护、预防和制止性骚扰、数据保护、兼职的规范、病假的规范、奖励奖金规则、法定年休假与福利年休假规则、培训与服务期、虚假报销等舞弊行为的规范、内部授权规范、广告文案合规规范、媒体以及自媒体相关规范、加班与工时管理规范（不定时工作制、综合计算工时工作制下的管理性要求）、调岗调薪规范、反贿赂及竞争合规等等。
六、 员工离职后管理的模块：竞业限制、商业秘密、服务期、脱密期等。
而员工手册定制化更新的具体实施步骤，基于笔者为众多企业提供员工手册制定以及定制化更新的经验，所总结的最佳实践，可以分解为如下六大阶段：
一、了解企业，知悉企业文化和偏好：通过通读企业现行员工手册和其他规章制度、背景信息收集、人员访谈等各种方式，深入了解客户在劳动关系管理的痛点和偏好，此系提供定制化服务的基础。
二、确定总体方向：根据与企业的沟通讨论交流，提出员工手册定制化更新的总体方向和建议落实员工手册的修订方向。
三、提出修订建议：基于上述总体方向，提出具体的修订建议（包括原文本、现文本、修订原因、备注等）。
四、具体修订定稿：基于与企业达成共识的修订建议，形成修订成果，包括修订版本、清洁版本、比较版本。
五、指导民主流程：基于定稿的讨论稿，指导企业落实民主流程，确保员工手册的生效程序要求，并在此过程答疑解惑。
六、落实公示告知：通过签收、培训、公示等方式方法，落实法律规定的公示告知要求，同时通过宣讲，形成企业与员工学习、遵守、实施规章制度的氛围，从而能够贯彻员工手册的初衷，在此基础上，就员工手册的适用获得不时的法律支持。进一步而言，为贯彻实施员工手册，可以进一步开展配套制度、流程、文本的制定和更新，以形成系统性解决措施。
综上，基于当前的社会共识，世界正面临百年未有之大变局， “变”与“不确定性”是这个时代的主旋律，有人说：乌卡时代已经来临。乌卡时代（VUCA） ，指的是易变不稳定（volatile）、不确定（uncertain）、复杂（complex）、模糊（ambiguous）。将四个英文字头组合起来，与当今社会环境结合一体，构成一个完整的概念词汇——乌卡时代，意为我们目前正处于一个易变性、不确定性、复杂性、模糊性的世界里。就笔者对劳动法律实践的观察和理解而言，劳动法律实践天然带有乌卡时代的特性：法律法规层出不穷，琐细繁多；区域、地域差异明显；此一时彼一时，带有鲜明的政策性特征；裁判人员自由裁量度高；千人千面具有不确定性。面对如此多的变数和不确定，企业唯一不变的是，做自己可以做的事情。如同，天要下雨，可以做的事，无非是“撑开你的伞”，不同的是，有些企业因下雨而撑开伞，此之谓“被动应对”，而有些企业则未雨绸缪，此之谓“采取主动”。而恰逢其时、恰到好处的员工手册定制化更新，无疑可以为企业撑开一柄可遮风挡雨的伞，你值得拥有。
发表评论 取消回复