Word教程:3000张员工工作证明,我只花了几分钟搞定!



在上家单位时,我曾遇到一项很繁琐、很没有技术含量的工作任务,这项工作是要给大约3000人开具工作证明,这个证明大概是这个样子的:















在开具工作证明之前,我做了一个收集信息的问卷,以二维码的形式下发给了需要申请开具工作证明的人。(ps:之所以没让大家填好信息再交过来是有多种原因的,涉及工作细节,这里就不讲了。)所以,他们的信息最终是以比较标准的表格形式呈现到我眼前的。类似下图这样:















常规办法呢,就是将每个人提交的信息复制、粘贴到模板里面。但是当几千个人的信息等着你去Ctrl+C、Ctrl+V时,我不知道你会怎么样,反正我是差点崩溃了



我怎么肯干这么无聊又浪费时间的事情?









网上各种搜,然后问身边的人,最后真的被我问到一种快捷办法。



现在来说说,怎么干。









Word里的神器【邮件】



第一步:创建模板









 将所有人都相同的信息提前编辑好。每个人的工作证明不一样的内容有:「姓名」、「身份证号」、「入职年份」、「入职月份」、「工作年限」,共5处。最终模板如下图所示:















第二步:处理数据









将表格中的人员信息进行必要处理,使模板中需要填写的几处信息在表格中均有相对应的数据列。



这里以「入职日期」为例,需要将该字段分为两列,使它们能够分别对应模板中「入职年份」、「入职月份」两处。















第三步:使用【邮件】功能完成模板填充



打开模板,在【邮件】菜单下的【开始邮件合并】选项卡中找到并点击「选择收件人」:















在下拉菜单中选择「使用现有列表」,将弹出【选取数据源】窗口,选择已经处理好的数据「工作证明-人员信息表」。















默认选择工作表sheet1,确定。









这时,原本灰置的【编写和插入域】区域变为了可编辑状态:







现在我们可以通过「插入合并域」来进行一波设置,使表格里的信息对应到模板里的相对应位置:













最后,点击「完成并合并」,选择「编辑单个文档」,全部合并到新文档,确定:









 默认生成文件【信函1】,大功告成:









以上就是Word教程:3000张员工工作证明,我只花了几分钟搞定的所有内容,希望对大家有所帮助。



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