会场会议礼仪



根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。



关于会议接待礼仪常识大全



1.首先是会议的筹备工作。



2.根据会议规模,确定接待规格。



3.发放会议通知和会议日程。



会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。



会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。



选择会场。



选择会场



选择会场--根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑:



第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者



一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,



而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:绝对不用太大的房间,而只



要一个大小正好的房间。



第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人



员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得



与会者来回奔波。



第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电



话、扩音、录音等进行检查,不能够因为上次会议是从这里开的,没出什么问题,就



草率地认为这回也会同样顺利。否则,可能会造成损失。



第四:要有停车场。现代社会召集会议,一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多



了。轿车、摩托车都要有停放处,会议才能开得成。                                                    



会场布置



会场布置--包括会场四周的装饰和坐席的配置。



一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。



坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:



①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于1020人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。



②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。



③教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。



准备会议资料



会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。



会议前的接待礼仪。



会前检查。



这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。



提前进入接待岗位。



接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。



①签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台备有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。



②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。



③接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。



 


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