秘书服务礼仪你知多少?
随着经济社会的发展和对外交往的增多,礼仪问题越来越受到党政机关、企事业单位等各类社会组织的重视。
秘书的礼仪修养水平,能使其行为举止留给人们美好的印象,有助于人们获得交往活动的成功。
因此,对于直接为领导者服务、代表着单位和组织形象的秘书人员来说,增强礼仪观念、提高礼仪素养显得尤为重要。
01秘书着装要求
1、服饰要以简洁为美
简洁是当今服饰发展的大方向,服饰越简洁、越流畅,其美学效果就越好。秘书人员工作比较繁重,服饰过于烦琐不但不利于工作。上轻装上阵,还会让人当做花瓶摆设看待。而简洁的服饰则会给人一种轻松、明快之感,有利于人际间的沟通。
2、扬长避短
秘书人员选择服饰一定要注意扬长避短,尽量避免穿戴与自己体形不协调的服饰,这样才能充分展示自己身材的长处,使自己充满自信地出现在各种社交场合。
3、体现个性
人们戏言鞋合不合适,只有脚知道,说的就是着装要因人而异。一件同样的衣服穿在不同的人身.上会产生不同的效果,这是因为不同的人性格气质不同造成的。
所以,穿什么衣服应根据个人的特点而定,只有使衣着与自己的年龄、性别、肤色、体形等特点相适应,特别是和自己的性格、气质、个性特征相吻合才是得体的。
02秘书接待礼仪
接待来客是秘书最频繁的日常事务之一。
秘书是代表单位接待来客的,其接待态度如何,直接影响着单位的形象,决定了来客对单位的印象,关系着业务能否顺利进行。
所以,秘书应当尽量做到让每一位来客满意而归,这就得掌握接待的基本礼节。
一、打招呼
当客人到来时,秘书应马上停下手头的工作抬起头,礼貌而热情地招呼来客。打招呼的用语要正式规范。秘书说话时声音应舒缓,咬字吐音要清楚。表达要简洁流畅。
二、招待
秘书日常接待的来客大致分事先约好的和没有预约的两种。对经过询问、甄别,没必要由领导人会见,或经请示后领导人无意会见的来客,秘书可以婉言拒绝。对初次来访的人,引见时,秘书要走在来客左前方一尺处,并随时转头注意客人,引导方向。
03秘书电话礼仪
一、接听电话前
1、准备笔和纸
如果大家没有准备好笔和纸,那么当对方需要留言时,就不得不要求对方稍等一下,让宾客在等待,这是很不礼貌的。所以,在接听电话前,要准备好笔和纸。
2、停止一切不必要的动作
不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情,对方会感到你在分心,这也是不礼貌的表现。
3、使用正确的姿势
如果你姿势不正确,不小心电话从你手中滑下来,或掉在地上,发出刺耳的声音,也会令对方感到不满意。
4、带着微笑迅速接起电话
让对方也能在电话中感受到你的热情。
二、接听电话
1、三声之内接起电话;
2、主动问候,报部门介绍自己;
3、注意接听电话的语调,让对方感觉到你是非常乐意帮助他的,在你的声音当中能听出你是在微笑;
4、注意接听电话的措辞,绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;
5、转接电话要迅速,每一位员工都必须学会自行解决电话问题,如果自己解决不了再转接正确的分机上,并要让对方知道电话是转给谁的。
6、电话留言要遵循6原则,何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行等。
三、打电话礼仪
1、确定合适的时间
当需要打电话时,首先要考虑此时此刻对方是否方便听电话,应该选择对方方便的时间打电话,尽量避开在对方忙碌或是休息的时间打电话。
2、开头很重要
无论是正式的电话业务还是一般交往中的不太正式的通话,自报家[ ]是必须的,这是对对方的尊重,即使是你熟悉的人,也应该主动报出自己的姓名,因为接电话方往往不容易通过声音准确无误的确定打电话人的身份。
3、通话尽量简单
在工作电话中一般一个电话最常三分钟,超过三分钟应该改成其他的交流方式。
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