传真机是远程通讯方面的重要工具,因其操作简便,传送迅速,可以直接输送真迹,在商务活动中使用越来越多,颇受人们的青睐。使用传真时,遵守下列这些礼仪规范会让您的工作更加舒心、顺利。

您懂得,发送传真前先通知对方;

别忘了,收到传真后应及时处理。


发送传真前,应先打电话通知对方。收到传真后,应告知发送者传真已收到,并对涉及事项及时办理,切不可拖延时间,耽误对方要事。

您懂得,书写传真简洁有礼貌;

别忘了,称呼敬语等不可缺少。


书写传真件时,语气和行文上应做到简洁、有礼貌,称呼、敬语等均不可缺少。信尾要有亲笔签字,以示发信者授权同意,也是礼貌的表现。

您懂得,尽量使传真内容清晰易辨;

别忘了,避免人为原因导致其失真。


出于技术上原因,传真在传送过程中容易变得模糊不清,所以在准备传真稿时,一定要尽量使稿件字体、行距、图表等清晰易辨,避免人为原因导致其失真。

您懂得,不要长时间占用传真机;

别忘了,下班后发送传真不礼貌。


传真一般不适用于页数较多的文件,成本较高且占用传真机时间过长,会影响其他人员的使用。如果没有得到对方允许,不要将发送时间设定在下班后,这是非常不礼貌的行为。

您懂得,垃圾传真是不受欢迎的;

别忘了,个人私事不用传真传送。


发送传真,大都属于需要急办之事。若非紧急的文件、信函,最好不要使用传真。个人私事,亦不宜使用单位传真机对外传送。利用传真开展宣传、促销活动时,一定要把握好量与度。假使接收者对此不感兴趣,则有关的传真大可少发或不发。不要忘记,泛滥的垃圾传是不受欢迎的。

不积跬步无以至千里;不积小流无以成江海。文明细节虽小却是“天大的小事”,唯有从点滴小事做起,我们才能让文明在全社会蔚然成风,文明才能真正成为一种感染力、凝聚力、推动力,进而升华为一种城市的名片,一种国家的形象,一种民族的精神。


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