表扬信、感谢信的撰写
(专用书信系列之三)
中共四川省委党校(行政学院) 叶黔达、柯世华
【题记】
专用书信是机关、单位、团体为某种特定场合和特定需要而写的,具有专门用途的公务书信。主要有介绍信、证明信、慰问信、祝贺信、表扬信、感谢信、邀请书(请柬)、倡议书、公开信、决心书等。
一、表扬信的基本结构及写法
表扬信是机关、单位、团体表扬有关方面、有关人员先进事迹、先进思想的一种专用书信。它同嘉奖令、表彰决定、表彰性通报一样,都属表扬先进的文种,但它行文更灵活,更自由一些,既可用于表扬职工个人,也可用于机关、单位、团体之间。它发布形式灵活,不拘泥于正式发文渠道,既可直送被表扬者,也可张贴公之于众,还可送报刊发表。其写作基本格式如下。
(一)标题
可居中写表扬信,也可根据内容拟定题目,其后还可加副标题对×××的表扬信。如《见义勇为,堪称楷模对×××的表扬信》。
(二)主送单位或人员
另行须顶格书写,有时公开发表的表扬信也可不写主送单位或人员。
(三)正文
包括三部分内容。一是概述表扬的缘由,简洁明晰地陈述其先进事迹的经过和结果。二是对先进事迹做出恰当的评价、热情的赞扬和充分的肯定。三是表达向被表扬者学习的心意,或者号召群众向被表扬者学习。
(四)落款
写明发信单位及时间。
(五)写作表扬信应注意以下几点
1.叙述被表扬者的先进事迹是全文的基础和重点,要突出最有现实教育意义的方面,简明扼要、实事求是地介绍时间、地点、人物以及重要情节经过和结果,给人以启迪和教育,不可空泛议论。做出评价要实事求是,不要任意拔高或缩小。
2.表达学习的心意要得体而有分寸。若是表扬下级单位和基层职工的,宜提出号召、希望;若是表扬不相隶属单位或上级机关的有关人员的,宜表示向其学习之意。
3.语言表述常叙议结合,有情有义。
二、感谢信的基本结构及写法
感谢信是机关、单位、团体向有关方面、有关人员的支持和帮助表示感谢的一种专用书信。它的基本格式、写法与表扬信大致相同,也由标题、主送单位或人员、正文、落款等部分组成。
正文部分一是说明感谢的原因,简要叙说对方给予的关心、帮助和支持,以及由此产生的效果。或具体陈述对方助人为乐的先进事迹,或概括说明对方给予的支持,不论写什么,字里行间都要蕴含感激之情。二是常常在紧接上述内容之后,明确表示感谢之情、崇敬之意,对对方的好思想、好作风做出评价,表明向对方学习的态度和决心。有时还表达希望得到对方支持的意愿。既要饱含真挚的感情,又不能有脱离实际的溢美之词。表明态度、决心要针对实际、切实可行,使对方觉得真诚可信。有的还在正文结尾处加上此致敬礼!顺致最诚挚的谢意!之类的词语。
例如:
中共四川省委四川省人民政府感谢信
支援四川抗震救灾和灾后恢复重建的广大救援与援建人员、志愿者和社会各界人士,港澳台同胞、海外华人华侨及国际友人:
2008年5月12日14时28分,汶川特大地震突如其来,地裂山崩,路断河改,数万鲜活生命顷刻消逝,无数美丽家园瞬间毁灭。365个日夜过去,我们沉痛悼念在地震中不幸罹难的同胞,深切缅怀在救灾中英勇献身的烈士!
一年安危与共,一年风雨同舟。地震发生后,党中央、国务院举全国之力组织救灾,解放军指战员、武警官兵、民兵预备役人员和公安民警冲锋在前,医疗人员、专业技术人员和新闻工作者奋战一线,广大援建人员、志愿者和社会各界人士倾情奉献,港澳台同胞、海外华人华侨和国际友人真诚援助,凝聚成万众一心、众志成城,不畏艰险、百折不挠,以人为本、尊重科学的伟大抗震救灾精神。我们永远铭记,在抢险救援的危急关头,你们与灾区人民血脉共搏,千里驰援、生死营救,创造了战天斗地的奇迹,谱写了感天动地的壮歌;我们永远铭记,在恢复重建的艰难时期,你们与灾区人民心手相连,无私无畏、超常付出,全力以赴救灾区所急,千方百计解灾区所难。无疆之爱昭示了大真大善大美,倾力之援展现了坚定坚强坚韧。抗震救灾斗争取得的重大胜利使我们更加深切地感受到:祖国大家庭最温暖,人民子弟兵最可爱,赤子之心最可贵,匹夫之责最可敬。在此,我们谨代表地震灾区及全川8800万人民,对一年来你们给予的真诚关心和宝贵支持表示最诚挚的感谢,并致以最崇高的敬意!
承关爱自奋起,历磨难志愈坚。在中央的亲切关怀和社会各界的大力支持下,我们自立自强自救。在抢险救援阶段,从废墟中救出生还者8万多人,收治伤病员400多万人次。在安置群众阶段,震后第一时间对近1200万群众进行了紧急安置,北京奥运会开幕前按就地、就近、分散原则解决了450万户住所问题,震后第一个冬季确保了安全过冬温暖过年,实现了受灾群众安居、安定、安全、安稳、安心。在恢复重建阶段,切实加大力度、加快进度,已开工建设重建项目19702个、完成投资33705亿元,已开工农村、城镇永久性住房重建分别占总数的99%和452%,已开工建设学校、医院分别占总数的769%和516%。全省经济社会发展逐步走出特大地震和国际金融危机的不利影响。遭遇特大地震,四川人民没有垮,抑制悲痛、隐忍哀思,从废墟中挺立、在危难中崛起;遭遇特大地震,四川没有垮,浴火重生、负重前行,正加快建设灾后美好新家园、加快建设西部经济发展高地。
一周年是重建家园的重要节点,更是加快发展的崭新起点。我们将继续弘扬伟大抗震救灾精神,坚持实事求是和让群众满意,突出民生优先和科学统筹,攻坚克难,爬坡上行,力争灾后恢复重建三年目标任务两年基本完成,到2010年9月基本实现家家有房住、户户有就业、人人有保障、设施有提高、经济有发展、生态有改善,灾区基本生活条件和经济社会发展水平总体达到或超过灾前水平,向历史和人民交出一份合格答卷。
灾后四川依然美丽,今日天府处处生机。我们坚信,有党中央、国务院的坚强领导,有亿万同胞和国际友人的巨大关怀,更加美好的四川一定会展现在世界面前!
中共四川省委
四川省人民政府
2009年5月12日
(参见《现代公文写作与处理最新规范·观念· 技巧》)
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