提升工作效率,职场必修的6个关键技能

提升工作效率,职场必修的6个关键技能
wangfeimin
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2021年10月24日16:28:48 0 111

在上一篇文章《做好笔记就能掌握人生?新鲜人一定要做的3种笔记》中,我提到我们大家在离开学校、进入职场后,开始会有很多被交办工作的机会。不过,这些交办工作的人通常又不会耳提面命地催促你完成,也因此你需要透过一些方式,确保自己有把这些工作记住并做好。

我在那篇中有提供大家三个建议,包含:

1. 空出你的大脑

2. 有效率地做事

3. 讲老板懂的语言

而上次我谈了【空出你的大脑】,在更之前的文章中,也提过【讲老板懂的语言】。这次,我想来谈谈如何【有效率地做事】。

Photo by Green Chameleon on Unsplash

所谓「有效率地做事」,指的是在你进入职场的初期,就该学一些能提升自己工作效率的知识。

虽然该学的东西其实不少,甚至可能得花非常长的时间才能学得差不多,但在进入职场初期,若什么都学,也可能什么都不精。因此在这篇文章中,我就谈六个最核心的技能就好。

你可以依循内容来有方向地学习,也思考看看自己目前在这几个方面做得如何。

第一个方面是时间管理

讲到「时间管理」,很多人直觉会想到的恐怕是学个什么方法,让自己能在同样的时间内做两倍的工作。

但这其实仅是时间管理的一小块,毕竟时间能缩短的幅度终究有其极限,再怎么缩短也不会跟别人差太多。我认为更重要的时间管理能力,反而是「怎么选择」。

「选择」的意思,就是怎么在上班环境中正确地理解老板的所思所想,知道哪些事情重要、哪些事情是其次,然后做出正确的优先排序。

当然,你手上的事情会不断增加,所以接下来,你则需要发挥减法思维,把那些重要的事情做到最好;而重要性次之的事情就稍微往后推迟,甚至利用简易的方式做到刚刚好就好。

所以对我而言,「时间管理」背后其实包含了几项重点:

1. 理解老板

2. 优先级

3. 减法思维

因为时间终究有极限,我们谁也不可能把所有事都做得面面俱到。也因此,知道如何选择、并把真正重要的事情做好,这是所有人在职场上都需要具备的敏感度。

Photo by Avel Chuklanov on Unsplash

第二个方面是项目管理

若你已经追踪我们一段时间,大概知道我们一直以来都从事「项目管理顾问」的工作。在我们刚开始接触项目管理时,所谓「项目」还只是规模比较大的公司才有、也才比较重视,并有「项目经理」这个职务。

但是这两年项目管理越来越普遍,几乎各行各业内都有所谓的「项目」。这其实从我们最热门的项目管理课程【项目管理一日特训班】的学员工作背景中,也可以明显察觉。

早期,参与这门课的同学大多都来自科技业、软件业和金融业,接着慢慢出现制造业以及公部门的从业人员。到了现在,几乎各行各业都有人来上课,而且学员年龄层也逐步下降。

其实与学员们一聊也就不难发现,因为现在各行各业变动都很快,所以很多行业都开始有「临时性任务」-- 也就是老板突然有个点子,便从各部门拉几个人出来执行。这也就是所谓的「项目」。

而你一想也就知道,这类点子来得突然,恐怕连老板自己都未必有思考得很周详;加上参与的成员横跨公司好几个部门,过去可能也不曾一起工作过;再加上由这个临时编制的团队提出的方案,最好还要受到市场接受和喜欢……要在这样的状况下快速完成任务,真的不容易!

不过,你若在很年轻时就有项目管理的概念,能把这类「突发事件」妥当地规划并执行,那之后不管去哪里工作,职涯之路大概都会顺遂许多。

很多年轻人也会来问我:「我刚进入职场,没有什么非常扎实的技能,那我可以学什么?」我其实都会推荐大家学习项目管理,增进沟通及协调调度的能力。

因为无论你最后发现自己的天赋热情在哪里,这都能成为你底层的重要能力,让你做起事来更有头绪!!

Photo by Brands&People on Unsplash

第三个方面是Excel

我之前在文章中提过,其实大部分的年轻人最该在学校学好的能力,除了本科系的专业知识之外,就属微软的Office软件工具。原因在于,在你出社会后,立刻就要长时间和这些工具打交道。

而在Office系列中,又以Excel最重要。

为什么呢?

因为在你还很菜的阶段,离上台做简报大概还很远,所以PowerPoint可能不是最优先会用上的。

至于Word,虽然它也有很复杂的用法,比方说制作目录之类的功能,但刚入职的头几年,老板大概不会要我们写非常复杂的文件。另外,简单的Word文件你大概也很难搞错甚么。

而且因为Word文件最后常是转成PDF或是打印出来,所以就算你真的甚么排版技术也不会,只要懂得多按几下空格键或就算用些笨方法来调整,大概还是能排出「看似OK」的文件。

但Excel就不同了。有些功能你若不会,比方说函数或枢纽分析等,那就真的很难蒙混过去。而这些功能的会与不会,也会天差地远地反映在工作效率上。

一开始进入公司,需要用到Excel也很正常。以我自己而言,在我当年第一份工作的头两个月,老板唯一叫我做的事情,就是打开合约的图面,找出每个柱子的数据,然后用Excel做一份整理表给他。

虽然我是土木工程师,但一开始到公司,老板也确实不可能直接就叫我们设计甚么东西,一开始当然都是整理数据开始。

你若擅长Excel、能把资料整理得又快又好,尤其在数字部分能用公式函数的方式整理齐全,甚至之后要调整一些地方,数字一改再套入公式就有新答案出现,老板自然就会产生「这个员工很机灵、敏捷」的好印象。同时,这也能让你工作得更轻松。

所以在我看来,Excel也是越早学透越好的技能。

Photo by Scott Graham on Unsplash

至于第四个方面,则是档案存放

所谓「档案存放」,其实就是你自己怎么整理数据,包含实体文件,以及硬盘中的虚拟数据。另外,也包含怎么做版本控制等事宜。

这为何很重要呢?

因为在工作上,有很多档案或文件是会有机会重复使用的。某个任务就算今天做完了,难保三个月后不会又要再进行一次。

如果之前的数据你都能快速找到,往往就能快速做出一个新版本。而想快速找到之前的数据,一开始怎么建立Folder、怎么命名,就变得很重要。

但偏偏有些人就是习惯把所有工作档案都丢在桌面,什么整理工作都没做,这样一来,之后要寻找某些档案,往往就成了痛苦的大工程。

甚至,你还可能误删了、或是不小心存到别处去了,也因此下次要用的时候,花再多时间都找不到。这找档案所需耗的时间,往往就会造成工作效率低下。

另一个很多年轻朋友容易疏忽的,则是「版本控制」的概念。

比方说你写了一份文件给老板,老板说想改几个地方,大部分年轻朋友的做法,可能就是改完后直接存盘、覆盖掉原有的版本。但有些时候老板后续想一想,可能又会跟你说:「我想还是用原来的版本吧!」结果你并没有将原本的版本留下来,这就可能会很麻烦。

所以以我自己而言,我会尽量留下过程中的每个版本,以备必要时使用。

像我们经常会到企业内上课、或者开设公开课程,我其实都会留下每次上课的投影片内容。因为这么长时间中,内容难免会做些微调。如果有个学员来跟我说他在2018年1月23号上过我某堂课,那我就可以清楚知道他当时上的版本究竟谈了什么内容、传达了什么样的概念,也就不会鸡同鸭讲。

在职场上,别人其实经常会需要你提供或参考之前的档案来做事,所以建立好的档案管理能力,也是非常重要的事情。

Photo by Andrew M on Unsplash

第五个方面则是文件制作

我之前说过,文件是别人认识我们的第一关。

当我们刚到一家新公司报到,老板根本不会知道我们的能力。但如果你做的文件每次都乱七八糟 -- 格子大小不统一、颜色混乱、阅读动线不清楚、各种字形乱用、不用标点符号,就很容易传递出负面印象。

你大概不难想象,当别人读到这样的文件,很容易会觉得我们恐怕缺乏组织能力、逻辑不好,对我们印象大扣分。

所以,制作文件前除了想想内容要写什么,最好也想想怎么样的呈现能让读者轻易看懂!

这其实也跟前面的Excel有关。我们在职场上难免会需要制作一些窗体,但窗体除了要能快速做出来、确保数字与数据正确,也还要进一步想想,这个窗体要设计成什么样子,才能让别人「一眼看懂」。这有时甚至会比内容本身还更重要!! 

第六个方面,则是表达能力

至于跟工作效率有关的最后一项,也就是第六个方面,则是表达能力。

表达能力最容易理解的说明,就是如何说话、如何表达自己的观点。因为你可能很聪明,脑海里头有很多好点子,可是别人若不知道或听不懂,那就等于没有。

也因此,你学了多少东西、你会多少东西很重要,但输出与Output的能力一样重要。这包含文字(比方说写文章、写Email、甚至是提案),也包含说话(无论是闲聊或有逻辑地把事情讲清楚)。

表达能力好坏,可能影响你手上是否有充足的资源来推进工作;甚至当你面临变动及需求的调整,你能否说服别人来支持。

另外,上台演讲和简报也包含在这个部分当中。虽然在我们进入职场的初期,可能不会有太多演讲或简报的机会,但一段时间过后,必定会有类似的工作需求。此时你若能表现得好,也会替自己带来更多职涯上的好机会与能见度。

这也是一个需要长期努力的训练。

以上,我们快速地把与工作效率密切相关的六项技能认识了一遍,包含时间管理、项目管理、Excel、档案存放、文件制作与表达能力。希望各位能尽早以此为目标,方向清楚地来学习。

最后附带一提,如果你想要系统化地学习这些能力,也欢迎你进入「大人学」课程网站,点选「年轻上班族必修」这个课程清单。在这个清单中,你可以清楚看到与以上讲到的能力对应的课程,透过向专业讲师学习,快速拉高自己在这几个方面的能力喔!!


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